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Conheça métodos para manter reunião do condomínio focada e colaborativa

As assembleias condominiais constumam sofrer de um problema crônico de baixo quórum.

Isso porque os moradores dificilmente se sentem estimulados a comparecer a um encontro que pode ser longo demais, não apresentar conclusões sobre os assuntos discutidos e até terminar em discussão ou brigas entre os presentes.

Foi pensando nisso que conversamos com especialistas no assunto para nos ajudar a entender o que pode ser feito pelo síndico para melhorar a eficiência dessas reuniões.

Antes da assembleia do condomínio acontecer

É importante frisar que, para a assembleia transcorrer tranquila e sem muitos sobressaltos, o ideal é que haja uma preparação adequada para o encontro, tanto por parte do síndico, como por parte dos moradores. Uma Assembleia precisa ser planejada. Daí a importância de se disponibilizar todo o material possível antes da reunião (previsão orçamentária, valores de orçamentos, etc.) – para que a grande maioria já chegue informada e embasada para fazer suas perguntas.

“Quando os condôminos recebem materiais com antecedência, chegam mais preparados para a assembleia. Também sentem que o encontro foi mais organizado”, pondera Gabriel Karpat, diretor da administradora GK (São Paulo).

No início da assembleia do condomínio

É extremamente importante que, ao começar a reunião, os presentes elejam para presidente da sessão alguém que tenha firmeza para conduzir os trabalhos, de forma educada, sem deixar que os assuntos fujam da pauta do dia.

É imprescindível que o Presidente, ao começar os trabalhos, combine com todos como serão conduzidos os assuntos, como será a forma com que as pessoas se manifestarão, se deverão fazer inscrição prévia para o uso da palavra, o tempo destinado para que cada um dê sua opnião, dentre outras combinações que poderão ajudar a assembleia a ter mais foco e evitar que os assuntos se estendam demais ou mudem o rumo da conversa, acabando por discurem outros assuntos que não estavam na pauta, ou até mesmo virando brigas desnecessárias que não ajudam em nada nas deliberações.

Veja abaixo algumas dicas que poderão ajudar na condição dos trabalhos:

  1. Solicitar a todos que desliguem o celular ou deixem no modo vibracall – para atender fora da sala.
  2. Solicitar que cada um levante a mão para pedir a palavra ou faça a inscrição prévia na mesa.
  3. Solicitar a todos que procurem seguir exatamente o que está na pauta e evitem entrar em outros assuntos.
  4. Lembrar a todos que qualquer outro assunto que não esteja na pauta deverá ser deixado para o item “assuntos gerais”.
  5. Estabelecer um tempo máximo de “x” minutos para cada condômino falar e que fale um de cada vez.
  6. Solicitar a todos que não interrompam os outros quando estiverem falando.
  7. Estabelecer um limite de tempo para cada tópico da pauta a ser discutido.

Como a tecnologia está cada vez mais acessível a todos é fundamental que o Condomínio passe a utilizar um projetor para exposição dos assuntos. Assim, fica mais fácil o entendimento dos assuntos por parte dos condôminos e evita-se a dispersão, mantendo todos concentrados no assunto em pauta.

Caso não tenham um projetor, um flip chart na sala onde a reunião está acontecendo pode ajudar. Pode-se escrever o que está sendo acordado. Assim fica mais fácil para os presentes se lembrarem dos pontos a serem seguidos.

Assuntos fora da pauta

Quando alguém levanta uma questão que não está na pauta, ou que seja uma demanda pessoal, nem todos os presentes têm interesse no assunto. Nem por isso aquela pessoa deve se sentir de fora, ou  achar que seu problema não é importante. Porém, o presidente da mesa deve solicitar à pessoa que aguarde o item “assuntos gerais” e manter o foco no item da pauta que está sendo discutido.

Como lidar com interrupções

A pessoa que interrompe a todo momento quebra o ritmo da assembleia, além de tirar o direito da palavra de seus colegas. Nesse caso, o presidente da mesa deve lembrar o que foi acordado e pedir, sempre, que isso não aconteça.

“Muitas vezes as pessoas não têm paciência de esperar a sua vez, ou acham que o vizinho está falando algo errado e interrompem mesmo. Mas o ideal é o presidente intervir sempre, para evitar que a situação se repita”, assinala a síndica profissional Eliana Albuquerque.

Explanações pouco claras e longas demais

Um bom recurso para os moradores mais repetitivos ou prolixos é a técnica de resumir o que aquela pessoa disse. Dessa forma, fica assegurado que todos entenderam o problema.

Também vale ressaltar o tempo que cada um tem disponível para falar, além do período que aquele assunto tem na reunião, conforme tenha sido acordado no começo da assembleia.

Como manter o foco na pauta

Às vezes, um assunto leva a outro, e em cinco minutos, o debate em assembleia se torna algo que não estava previsto no primeiro momento.

Nesse caso, é importante que o Presidente da mesa seja objetivo. Explicar sucintamente que se deve voltar ao assunto da pauta e que casos que não são de interesse coletivo serão ouvidos, sim, mas não a todo momento e nem de qualquer jeito.

Uso de deboche, ironia e sarcasmo

Geralmente, o uso desse tipo de recurso pode ser combatido com transparência na gestão. É importante que o Síndico consiga sempre – e não apenas nas assembleias – atender às demandas da massa condominial.

Quando o síndico consegue entender e colaborar com as dúvidas ou pedidos dos condôminos, via de regra, esse tipo de expediente perde sua força.

“Já mediei casos de condomínios onde o Síndico era acusado de má gestão. Durante a mediação, na Câmara do SECOVI, o síndico percebeu que os condôminos tinham muitas dúvidas sobre como ele atuava.

Ele, por sua vez, tinha pouco tempo disponível para cuidar do prédio e acabou não respondendo a  vários emails que recebia. Esta atitude gerou insegurança aos moradores do prédio, que lotavam cada vez mais a sua caixa de entrada de emails.

Na mediação, as dúvidas foram esclarecidas e uma reunião mensal foi combinada para este fim. Além disso, o síndico percebeu o quanto os condôminos poderiam ajudá-lo”, explica Claudia F. Grosman, professora do curso da Universidade Secovi sobre facilitação de reuniões de condomínio.

Brigas e/ou discussões acaloradas durante a assembleia

Para manter o clima de colaboração é importante não deixar que os assuntos se polarizem em dois extremos. Afinal, a vida não é feita apenas de “preto” e “branco”. Quando conseguimos escolher um caminho do meio, todos ganham, mas precisam fazer concessões para chegar ali.

É sempre melhor evitar que haja uma polarização forte na assembleia. Não só pelo momento em si, mas pelo o que aquela comunidade vai viver depois, também. O presidente da mesa deve ter bastante jogo de cintura e evitar ao máximo que essas situações ganhem força“, argumenta Gabriel Karpat.

Reclamações

Uma boa técnica para aqueles que reclamam de diversos pontos é transformar as críticas em perguntas. Dessa forma, a situação ganha uma chance palpável de ser resolvida.

Exemplo: Quando a pessoa diz “as áreas comuns vivem cheias de cocô de cachorro”.

Pode-se sugerir: “Como evitar que os donos de cachorro deixem os dejetos de seus animais nas áreas comuns?” é um passo adiante para solucionar aquela situação.

Acusações pessoais

Quando há problemas entre dois condôminos (vazamento, barulho fora da hora, etc), pode ser comum que uma pessoa reduza a outra ao transtorno causado (“é um irresponsável, faz barulho a qualquer hora” ou “é um chato, reclama por qualquer coisa”).

Uma ferramenta para esses casos é separar o problema da pessoa, e tentar fazer com que um entenda a situação do ponto de vista do outro.

Muitas vezes, a conversa pode ser difícil, mesmo que seja a primeira entre os moradores. Às vezes, as pessoas incomodam sem querer e não entendem a hostilidade do vizinho. Separando a pessoa do problema (“ele chega muito tarde do trabalho e não imagina o barulho que a máquina de lavar faz na unidade de baixo”) já se joga uma luz diferente no problema.

Depois da assembleia

É extremamente importante que o síndico dê continuidade às questões levantadas em assembleia. Sejam elas definidas pela pauta ou não, assuntos de interesse geral ou pessoal, as demandas tratadas ali devem ser tocadas no dia a dia do condomínio. Com os moradores recebendo o feedback do síndico, e de como seus pedidos e sugestões estão sendo evoluindo, a tendência é que as assembleias tenham um clima muito mais de paz e de colaboração do que de guerra, ou drama.


Fonte: www.sindiconet.com.br