Diferentes tipos de documentos têm prazos próprios para a sua guarda. Confira a lista de documentos, o período e a base legal que define os prazos.
| Documento | Período | Base Legal |
| Acordo de Compensação | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7º, XXIX |
| Acordo de Prorrogação | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7º, XXIX |
| Atestado Médico | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS | CF, art. 7º, XXIX |
| Autorização para desconto não previsto em lei | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7º, XXIX |
| Aviso Prévio | 2 anos | CF, art. 7º, XXIX |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 3 anos a contar da data da postagem | Port. MTb nº 2.115/99, art. 1º, § 2º |
| Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP | 10 anos | Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10 |
| Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes Individuais | 10 anos | Art. 81 § 6º da IN SRP 3/2005 |
| Declaração de Instalação (NR-2 – Portaria 3.214/78) | Indeterminado | não há |
| Documentação sobre imposto de renda na fonte | 7 anos | Art. 174 do CTN |
| Exames Médicos | 20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado | Portaria nº 3.214/78,NR 7 |
| FGTS – GFIP – GRFP | 30 anos | Decreto nº 99.684/90 |
| Folha de votação de eleição da CIPA | 5 anos | Portaria nº 3.214/78,NR 5 |
| GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical | 5 anos | CTN – Lei 5.172/66, art. 174 |
| GPS e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal. (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, guia de recolhimento) | 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos | Decreto nº 3.048/99, art. 348 |
| Livro de Atas da CIPA | Indeterminado | – |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Indeterminado | – |
| Mapa Anual de Acidente de Trabalho | 5 anos | Portaria nº 3.214/78,NR 4 |
| Pedido de Demissão | 2 anos | CF, art. 7º, XXIX |
| PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário | 20 anos | § 11 Art. 178 IN INSS 118/2005 |
| RAIS | 10 anos | Dec.-lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10 |
| Recibo de abono de férias | 5 anos, durante o emprego até 2 anos após a rescisão * vide GPS | CF, art. 7º, XXIX |
| Recibo de adiantamento salarial | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS | CF, art. 7º, XXIX |
| Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa – CD (Seguro-Desemprego) | 5 anos | Resolução CODEFAT 392/2004 |
| Recibo de gozo de férias | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS | CF, art. 7º, XXIX |
| Recibo de pagamento de salário | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão * vide GPS | CF, art. 7º, XXIX |
| Registro de Empregados | Indeterminado | – |
| Registro de segurança de caldeiraria | Indeterminado | – |
| Salário-Educação – Documentos de convênios | 10 anos | Dec.-lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º |
| Solicitação de abono de férias | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7º, XXIX |
| Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho | 2 anos * vide GPS | CF, art. 7º, XXIX |
| Vale-transporte | 5 anos durante o emprego, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7º, XXIX |
| Apólice Seguro de Vida | 5 anos após a vigência | – |
| Cartão de CNPJ | Permanente | – |
| Folha de Ponto | 6 anos | – |
| Processos Trabalhistas | Permanente | – |
| Convenção e Regulamento Interno | Permanente | – |
| Extratos Bancários | 1 ano | – |
| Livros de Atas de Assembleia | Permanente | – |
| Orçamentos e Contratos de Obras | Até o final da garantia | – |
| Pastas de Prestação de Contas | 10 anos | – |
| Plantas do edifício | Permanente | – |
| Seguro de Incêndio (apólice) | 5 anos após a vigência | – |
