A entrega de encomendas em condomínios tornou-se um dos grandes desafios da administração condominial moderna. Confira o guia que a Rodrigues preparou sobre essa questão!
Com o crescimento do comércio eletrônico, o volume de correspondências e encomendas aumentou de forma exponencial, exigindo maior organização, responsabilidade e clareza nas regras internas para evitar prejuízos, extravios e conflitos entre funcionários e condôminos.
Base Legal – Responsabilidade pela Guarda
O artigo 22 da Lei Federal nº 6.538/1978, que regula os serviços postais no Brasil, prevê que:
“Art. 22 – Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.”
A redação da norma é objetiva, mas sua aplicação prática é complexa. Os funcionários acabam assumindo grande responsabilidade, muitas vezes sem estrutura adequada.
Problemas Mais Comuns Relacionados à Entrega de Encomendas:
a. Esquecimento de Moradores
Muitos condôminos entram e saem pelas garagens, e nem passam pela portaria, esquecendo por dias (ou até semanas) de retirar suas encomendas, o que gera:
• Acúmulo de volumes na portaria;
• Ocupação indevida de espaço comum;
• Dificuldade de controle por parte dos funcionários.
b. Extravio ou Troca de Encomendas
Com o grande número de unidades em alguns condomínios, é comum registros de:
• Troca de pacotes entre moradores;
• Extravio de encomendas menores;
• Dificuldade em identificar destinatários quando etiquetas estão danificadas.
c. Encomendas Recusadas
Em razão do tamanho ou natureza do produto (móveis, eletrodomésticos, perecíveis), muitas encomendas são recusadas pelos porteiros, gerando:
• Reclamações dos condôminos;
• Prejuízos e transtornos para reagendamento da entrega;
• Riscos de responsabilização do condomínio.
d. Funcionários sobrecarregados
A entrega e o recebimento de encomendas não é, em regra, a função principal de porteiros e zeladores. Quando acumulam essa responsabilidade, podem surgir:
• Acúmulo de atribuições;
• Falhas de registro e guarda;
• Reclamações trabalhistas (por exemplo, desvio de função).
Medidas Recomendadas para Mitigar Riscos e Organizar o Processo:
a. Assembleia e Regulamentação Interna
Convocar assembleia extraordinária para debater e aprovar um regulamento específico sobre entrega de encomendas é a medida mais segura e democrática. Nela, é possível:
• Diferenciar os tipos de entrega (correspondência simples, registrada, perecível, de grande volume);
• Delimitar responsabilidades do condomínio e dos condôminos;
• Estabelecer autorizações específicas para recebimento por terceiros.
b. Definição de Procedimentos Claros
Algumas regras que podem ser implementadas:
I. Limitação de Recebimentos:
• O condomínio pode autorizar o recebimento apenas de correspondências e pequenas encomendas.
• Encomendas de grande porte devem ser entregues diretamente ao morador.
II. Autorização por Escrito:
• O condômino pode assinar autorização permitindo que funcionários recebam encomendas em seu nome, isentando-os de responsabilidade por eventuais danos ou perdas.
III. Recusa Justificada:
• Funcionários podem ser orientados a recusar produtos sem identificação ou em desacordo com o regulamento, sempre registrando o fato.
Organização e Estrutura Física
a. Espaço Adequado para Armazenamento
Se possível, destinar local apropriado próximo à portaria, com prateleiras ou armários etiquetados. Evitar armazenar volumes em áreas de passagem, escadas ou acessos.
b. Livro de Registro Físico
Manter um livro de protocolo (preferencialmente físico) com colunas para:
• Data e hora do recebimento;
• Identificação do entregador;
• Nome do destinatário;
• Nome do funcionário que recebeu;
• Assinatura do condômino no ato da retirada.
c. Aviso ao Morador
Sempre que possível, avisar o condômino sobre a chegada de encomendas via interfone, e registrar esse aviso no livro.
Comunicação e Treinamento
a. Informação aos Moradores
• Encaminhar cópia da ata da assembleia a todos os condôminos;
• Afixar cartazes nos quadros de aviso e elevadores com as regras básicas.
b. Treinamento dos Funcionários
Porteiros, zeladores e faxineiros devem ser instruídos formalmente sobre:
• O que podem ou não receber;
• Como agir em caso de dúvida;
• Como preencher corretamente o livro de protocolo.
Condomínios sem Porteiro
Quando não há funcionário na portaria, o condomínio pode:
• Nomear voluntariamente um morador responsável (com ciência e autorização prévia da assembleia);
• Instalar armários inteligentes ou lockers com acesso controlado;
• Usar aplicativos que notificam automaticamente os condôminos sobre a chegada de encomendas.
CONCLUSÃO
Organizar a entrega de encomendas em condomínios é uma necessidade urgente diante da nova realidade das compras online. Além de evitar prejuízos, conflitos e ações judiciais, a adoção de regras claras e sistemas eficazes garante a tranquilidade de todos os envolvidos: condôminos, funcionários e síndicos.
O ideal é que o condomínio adote uma política formal, discutida e aprovada em assembleia, acompanhada de treinamento contínuo dos colaboradores e ampla divulgação das normas internas. A boa gestão de encomendas reflete diretamente na imagem do condomínio e no bem-estar coletivo.
